新闻发言人是国家、政党、社会团体任命或指定的专职（比较小的部门为兼职）新闻发布人员，一般是该部门中层以上的负责人。新闻发布的职责是在一定时间内就某一重大事件或时局的问题，举行新闻发布会，或约见个别记者，发布有关新闻或阐述本部门的观点立场，并代表有关部门回答记者的提问。新闻发布是一项专业性很强的工作。从国外的经验来看，合格的新闻发言人都有在政府和媒体长期工作的经验，需要接受新闻学、传播学、社会心理学、语言学、修辞学和管理学等方面的专业培训。比如，在美国，从艾森豪威尔执政时代开始，白宫历届新闻发言人中有85％是新闻记者出身或是在媒体工作过，而在近30年来，这个比例几乎是100％。
资料链接 新闻发言人应对媒体的成功秘诀
（1）立场坚定；
（2）准备充分；
（3）反应迅速；
（4）形象端庄；
（5）表述清晰；
（6）掌握分寸；
（7）采取开放的态度；
（8）知错认错；
（9）加强内部沟通；
（10）对负面消息开诚布公。
当前我国政府部门的新闻发言人大体上有三种来源：一是主管领导，如有的地方要求出任新闻发言人的必须是该部门的“二把手”；二是秘书长、办公厅主任等“总管式”人物；三是宣传部门的负责人。其中第二类人选是目前各级政府部门新闻发言人最主要的来源。选择以上三类人员从总体上说是符合中国国情的，也基本能够满足现阶段对新闻发言人的要求。但从长远看，其缺陷也是显而易见的。这三类人员大都是官员出身，少有媒体的实际工作经验，这与新闻发言人专业化和规范化的要求尚有一定距离。毫无疑问，新闻发言人是新闻发布的“主角”，然而，唱好这个“主角”，也不是那么容易的，需要在多个方面加强“修炼”。
第一，提升大局意识和政策水平。国务院新闻办公室主任赵启正同志认为，对于新闻发言人来说，内知国情，外知世情，这是最重要的，口才和技巧还在其次。很多人把发布的准备功夫大量放在了发布时的表情、答问的技巧等方面，有些本末倒置。发言人第一位的要求，就是准确，此谓根本；在此基础上，表达和技巧越娴熟越好，是谓“根深叶茂”。准确，就要知大局，懂大局，胸有全局。这不是靠“抱佛脚”可以拼出来的，要靠平时大量的学习和积累。要深入学习研究党和国家的方针政策，本地区党委、政府的中心工作和重要决策，以及发言人被授权发布的领域内的专业政策，不仅要知其然，还要知其所以然，不仅知现状，也要知历史、知发展，真正融会贯通。只有这样，才能面对各种问题，做到胸有成竹。
第二，提升角色意识和语言水平。准确把握定位十分关键。定位不准，会导致发言人角色偏差，出现越位或者不到位。政府建立新闻发言人制度，是通过这一机制发布消息、宣传政策、解疑释惑、澄清事实，切实保障公民知情权，起到服务大局、引导舆论、塑造形象、沟通大众的作用。由于这一定位，发言人就要发布政策、解释政策、引导舆论、澄清事实，维护政府形象和声誉，不失原则和立场。定位准确了，发言人个人准备的重点也就清楚了：哪些是必须了解的，不了解就影响发布质量和政府形象。当然，语言水平的提升对于新闻发言人的重要性不言自明。
资料链接 杨大使的绝妙比喻
2001年，中美发生撞机事件后。中国驻美大使杨洁箎接受CNN记者采访回答问题时，记者问，美方只是要求中方返还24名机组人员，但中方在道歉问题上纠缠到底意味着什么？
杨大使答：这一事件完全是美方造成的，美方应负完全责任，应向中国人民解释并道歉。就拿美国举例来说，有一个家庭，他的房子的前院有一伙人总是在他家门口的街上开着车徘徊，他们不进他家的院子，但就是日日夜夜，月月年年地在靠近前院的地方开来开去，这个家的人出来查看是怎么回事，结果家人的车子被毁，人也失踪了。我认为，这家人有权问到底发生了什么事？有权做一些检查和调查。你是否认为这一道理成立？如果你认为这一道理成立，我想你能作出非常公正的判断，到底该怪罪谁。至少你应该说声“对不起”吧。车也毁了，人也失踪了，可你只说一句事件就是这么发生的，够吗？
第三，提升诚信意识和“控场”水平。新闻发言人应该诚实。作为一级政府或政府部门的代言人，要通过你树立“责任政府、服务政府、法治政府”的形象，因此你在公众面前的诚实表现是一个基本分。要让媒体和公众了解你、理解你并认同你，需要一个过程。在这个过程中，诚实就是催化剂。有些问题你可以不说，但你所说的，必须是真实的。否则发言人失去诚信，意味着政府可能因此失去公众的信任，从而使政府形象受到损害。
发言人要学会控制场面。在发布会前，对发布和答问将要涉及的内容要认真、扎实、细致、深入地准备，尽可能做到烂熟于胸，这样在发布和答问时才能游刃有余，切不可以为掌握了一些小技巧或准备了一些口径就可以应付过去了。发布会开始后，不能目中无人，自说自话。会场动态是你一定要时刻关注的。要尊重记者，以平等的态度对待每一位记者。要很好地掌握发布会的局面，除了会前注意与记者的沟通外，还要把握好平衡度、收放度。在发布时，要善于找到平衡点，考虑到各方需求；在回答问题时，也要掌握平衡和全面，还要善于把握会场动态，善于呼应发布的主题。点请记者提问也要注意平衡，国内记者和国外记者、本地媒体记者和中央及兄弟省市媒体记者、会场前排和后排的记者、左面和右面的记者都要照顾到。还要把握好回答问题的宽泛度和深度的关系。既不能为怕出错而守口如瓶，也不能样样和盘托出。
第四，提高形象意识和“临战”水平。当新闻发言人就要“由人评说”，因而不仅要注意语言，“更要注意非语言符号的把握”。从着装上的一些细节上更能准确地判断一个人。新闻发言人形象总体要求是国际化、民族化、个性化。但是，一个良好的新闻发言人的形象，是需要设计和演练的。着装除了要找到适合自己的那一款，还要知道服装细节代表的含义。
在发言人制度建立起来后，一个普遍存在的情况是，各级政府发言人缺少实践的机会。所以，当他们面对镜头和众多记者的提问时，显得比较拘谨和不自信。不断寻找各种合适的机会，提高“临战”水平，面对媒体时就会更为自信、更有把握。
第五，提高团队意识和合作水平。新闻发言人的个人准备要和发言人工作班子的集体准备有机结合起来。发言人作为工作班子的领头人，要组织工作班子的全体同志提高团队意识，加强政策理论学习，引导大家重视研究现实问题，强化与政府部门和媒体的联系，整合多方信源，提高舆情研判能力，建设学习型的工作团队。只有这样，才能更好地做好新闻发布的准备。
应该在建立和完善新闻发言人工作小组工作机制的基础上，提高发言人与人合作的水平。一要建立和完善舆情跟踪分析机制。主要工作是即时收集网络、媒体和记者关注的热点信息，加以研判分析，为新闻发布和回答记者提问提供参考。二要建立和完善发言人工作小组日常工作机制。工作内容包括记者来电接听、发布会策划组织、发布稿起草和应答口径准备等。三要建立和完善信源整合机制。主要是收集政府各部门可供发布的信息、与有关委办局拟订发布口径等。四要建立和完善发布后评估机制。在新闻发布会后，收集国内外网络、媒体登载刊用情况，分析发布效果，为进一步改进提高提供科学依据。