战略层面的定位解决后，研究院的各项工作更加规范和有序，发展速度进一步加快。然而，新问题也随着研究院的发展不断出现，发展越快，暴露出的问题也越多，这是所有创新机构成长过程中不可回避的烦恼。
面对战术执行层面的众多问题，微软常规的办法是“异地会议”。在远离工作场所的异地召开会议，在完全轻松的环境下，对阶段性工作出现的问题进行集中讨论。
2001年7月，北京正经受着盛夏高温、潮湿以及繁华的喧嚣，春城昆明却是一派微风拂面绿意盎然的景象。
张亚勤决定，要用几天时间在昆明开一次异地会议。虽然自他掌管研究院以来，为了加强团队的凝聚力，各种正式非正式的会议开了不少，而且也取得了良好成效。但这次，研究院108位员工搭乘商务包机到了昆明，张亚勤计划用一天半的时间召开强化团队建设的会议，然后再用一天的时间观光和休整。
这次活动的设计很花了一番心思。抵达昆明的当天晚上以放松为主，品尝云南特色美食，甚至还举行了一场中国少数民族的传统“婚礼”。“婚礼”上，研究院的主管们背着一名名“新娘”通过一个舞台，舞台上铺满了圆滑的石子，很容易使人失去平衡。场景甚是滑稽，引得大家哈哈大笑。在大笑声中，大家的精神放松了下来，原本因工作产生的焦虑情绪得以缓解。张亚勤的第一步目的达到了。
第二天上午，在昆明嘉华宴会大厅里，特别为活动而衣着随意的张亚勤站在一个大型讲台上向全体员工发表讲话。首先，他对这段时间大家的工作成绩表示满意，希望所有的员工在美丽的昆明过得愉快。紧接着，张亚勤将话锋转到了会议的主题上来，面向所有研究员探讨研究院面临的挑战。
张亚勤认为第一个挑战是与雷德蒙总部在地理与文化方面的隔阂。这个问题如果得不到解决，研究院就面临着被边缘化的危险，但这个问题并非一朝一夕能够解决，要的是打持久战。
第二个挑战是研究院日益扩大的规模，如何确保新员工入职后能够快速进入研究角色，开展研究工作。如何增强员工之间的交流，尤其是新老员工之间的交流。这一问题需要尽快解决，否则，随着新成员队伍的不断壮大，解决起来就会更加困难。
最后一个挑战（事实上，对于所有的公司研究机构，无论规模多大，也无论其位于何地，都要面临同样的问题），即如何确保公司所从事的研究与公司未来的产品之间保持高度的相关性。
张亚勤把重点放在了“如何发挥研究院的价值”上，让每个员工彻底了解研究院的使命。张亚勤先是讲解了微软的季度利润构成以及产品输送线，归纳了他总结的微软中国研究院的新定位：第一，就是要推动计算机科学技术进步；第二，成为创造高新技术的孵化器；第三，成为一个智囊团，帮助公司制订5~10年的技术战略规划。
在如何弥合研究成果与产品之间的距离方面，张亚勤让这些研究人员去反思自己手头工作的真正价值：“如果我们只把自己定位成技术拥有者的话，那么，请告诉我，如果你在研究领域取得了成功，下一步应该怎么办？你应该回归到哪里呢？你将技术转交给哪一个产品部门呢？你的合作伙伴又是哪一个呢？”
张亚勤抛出的问题引起了在座所有研究员的共鸣。一些最初没有意识到问题严重性的研究员发现，他们的研究与公司核心的产品线存在偏离。每个研究员都有很多话要说，有很多想法要提。这个时刻，张亚勤建议大家好好思考，然后和自己的研究主管共同讨论有关研究项目的选择问题。
“如果一个项目有足够的吸引力，那么，它就有可能会在商业领域引发出一种新型产品链。如果这一项目没有足够的吸引力，它仍有可能露出锋芒，成为亮点产品。”在张亚勤看来，每一个问题都像是一次机遇，每一个问题似乎都是能够得到解决的。他总是从积极的一面看待事物。多年后，研究员们还记得他最后的那张幻灯片，只是简单的一句话—“最好的就要到来！”
张亚勤的演讲结束之后，话筒被先后交给了两位副院长沈向洋和张宏江。作为计算机视觉与图形学专家，沈向洋是个很有激情的人，他讲述了如何才能成为世界一流的研究员，如何选择题目，如何解决问题，如何撰写科学论文等等。令人记忆深刻的是，他以图表、图形以及方程的形式来表述自己的这些观点，他那活灵活现的手法就像是做研究讲座。
张宏江的谈话则是关于职业操守问题，甚至还谈到了工作区的卫生问题。看上去老成持重的张宏江思维严谨，他所强调的问题是职场人的一些基本规范：“上完卫生间要洗手；定期洗澡；不要在公共场所睡觉；尊重同事；对自己的项目负责任。”张宏江讲的问题听起来无足轻重，但也正是这些年轻的助理研究员们所忽视的。
整个会议非常活跃，几乎所有的问题都得到了充分讨论，解决方案也逐步清晰起来。看到大家情绪这么高涨，张亚勤已经在思考如何将微软中国研究院扩展成微软在亚洲的基础研发基地，以及如何确保研究院在未来的全球地位。
在张亚勤看来，这次“异地头脑激荡”的最大收获还是建立了研究院各级员工之间的沟通机制。组织只有一百多人的时候，很容易实现沟通，而未来研究院必定会扩张，通过团队建设实现组织的透明化，是对未来可能出现问题的防微杜渐之举。
张亚勤还在那次会议上使用了一个非常有趣的比喻。“我们可以把研究院想象成一辆汽车，”张亚勤一边说一边打开了一张幻灯片，幻灯片上有一辆非常拉风的红色汽车，“研究人员就像汽车的引擎，你们带动整个事物运转，而管理团队则是方向盘，负责指引方向。”一边说着，这辆动画汽车就开始向前行驶。“公关部就像是喇叭，”他继续往下讲，指着车顶上闪现的一个奇特的大喇叭，喇叭很神奇地响了几声。大家盯着公关部的同事哈哈大笑。张亚勤却还绷得住，接着解释汽车的四个轮子分别代表“技术转化、高校关系、软件开发、支持员工”。无论是哪个轮子出了问题，这辆汽车就将寸步难行。
时至今日，曾经跟随张亚勤多年，如今已离开他赴美国工作有4年之久的前公关经理尚笑莉，聊起和张亚勤在一起工作的日子依然感慨万千。她总结了对亚勤的三大印象，第一印象是“同志、战友加兄弟”；第二印象是“淡定从容”；第三印象是“运筹帷幄”。她最后总结道：“亚勤总能在喧哗中保持理智和冷静。”